Die Ausbildung junger Nachwuchskräfte hat bei cosmolink Consulting lange Tradition. Um die Qualität der betriebsinternen Ausbildung langfristig sicherzustellen, verstärkt Heiko Jenal künftig das Team der Ausbilder. Wir gratulieren zur bestandenen Ausbildereignungsprüfung!
Heiko Jenal ist seit 2013 im Unternehmen und kümmert sich schwerpunktmäßig um den Support und die Anwenderschulung. In den vergangenen Wochen hat er sich im Rahmen der Ausbildung der Ausbilder (AdA) intensiv auf die Ausbildereignungsprüfung bei der IHK Saarland vorbereitet. Mit dem erfolgreichen Bestehen der Prüfung, hat er dem Prüfungsausschuss seine berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten bewiesen.
Gemeinsam mit Geschäftsführer Dr. Frank Wietzel für die IT-Berufe und Angela Reindl für die kaufmännischen Berufe ist Heiko Jenal nun der dritte Hauptverantwortliche für die duale Ausbildung bei cosmolink.
Dr. Frank Wietzel ist Gründer der cosmolink Consulting und arbeitet seit 2004 in diesem Business. Er hat in über 250 Kundenprojekten zahlreiche wertvolle Erfahrungen gesammelt.
Pro Jahr werden in Europa 28,5 Milliarden Rechnungsseiten verschickt. Mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird sich das in den kommenden Jahren drastisch ändern. Denn die Europäische Union fördert die elektronische Übertragung und Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten. Mit XRechnung und ZUGFeRD gibt es zwei elektronische Rechnungsformate, die aktuell der europäischen Norm entsprechen und mittelfristig sicherlich auch zum Standard im B2B-Geschäftsverkehr werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zur standardisierten E-Rechnung wissen müssen.
Seit dem 27. November diesen Jahres ist jede
Bundesbehörde gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen
anzunehmen. Diese Maßnahme ist Bestandteil der 2017 beschlossenen
Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Bereits 2011 hat das
Steuervereinfachungsgesetz den Grundstein für die elektronische
Rechnungsstellung gelegt. Seitdem wurden Richtlinien und Normen entwickelt, um
ein europaweit einheitliches Rechnungsformat zu schaffen.
Behörden akzeptieren
bald nur noch E-Rechnungen
In knapp einem Jahr, ab dem 27. November
2020, dürfen Bundesbehörden ausschließlich elektronische Rechnungen
akzeptieren, die dem deutschen Standard XRechnung entsprechen. Das hat zur
Folge, dass Unternehmen dann nur noch Aufträge von der öffentlichen Hand bekommen
können, wenn sie auch in der Lage sind, eine elektronische Rechnung im
geforderten Format auszustellen. Diese Regelung weitet sich nach und nach auch
auf die Landes- und Kommunalebene aus.
Um einen Standard für elektronische
Rechnungen zu schaffen, hat die Europäische Kommission im Jahr 2014 das Europäische
Komitee für Normung (CEN) damit beauftragt, eine entsprechende Norm zu
erarbeiten. Seit 2017 existiert die europäische Norm EN 16931-1. In der
Richtlinie 2014/55/EU vom
16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen
Aufträgen werden die EU-Mitgliedsländer verpflichtet, die Richtlinie bis
spätestens zum 17. April 2020 umzusetzen.
XRechnung: Nationaler Standard
für Rechnungen an Behörden
Deutschland setzt die EU-Vorgaben mit dem
Standard XRechnung um, der der
europäischen Norm entspricht. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, auf das wir gleich noch
zu sprechen kommen, ist XRechnung ein rein XML-basiertes semantisches
Datenmodell. Der nationale Standard ist technologieneutral, vollständig
dokumentiert, kostenfrei und zukunftssicher. Das heißt, er kann nicht nur von
jedem Unternehmen genutzt, sondern auch von Softwareherstellern und
IT-Dienstleistern problemlos verwendet und integriert werden.
Dadurch, dass mithilfe der
Auszeichnungssprache XML alle relevanten Informationen, die eine Rechnung gemäß
EU-Richtlinie erhalten muss, entsprechend gekennzeichnet sind, können
elektronische Rechnungen maschinell ausgelesen und verarbeitet werden. Die
Software ist also in der Lage, die Belegdaten automatisiert zu übernehmen.
E-Rechnung spart Zeit
und Kosten
Dadurch entfällt die in vielen Betrieben noch
übliche händische Übertragung von Rechnungsdaten. Und auch die Unternehmen, die
ihre Rechnungen bereits elektronisch empfangen oder Papierrechnungen einscannen
und ggf. mit einer Texterkennung arbeiten, können ihren Workflow deutlich
optimieren.
Experten gehen davon aus, dass elektronische Rechnungsformate
wie XRechnung und ZUGFeRD zu enormen Zeit- und damit auch Kosteneinsparungen
führen. Während eine Papierrechnung in Durchschnitt 14 Minuten bearbeitet wird,
liegt die Bearbeitungsdauer von E-Rechnungen bei nur einer Minute. Der
elektronische Versand führt ferner dazu, dass die Rechnung schneller beim Empfänger
ist und in der Regel auch schneller bezahlt wird.
ZUGFeRD: Entwickelt von Ministerien,
Verbänden und Unternehmen
ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickeltes Rechnungsformat. Das Akronym steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es wurde ebenfalls unter Berücksichtigung der EU-Richtlinie entwickelt und ist seit Version 2.0 auch konform mit der europäischen Norm, so dass ZUGFeRD ebenfalls für Rechnungen an Bundesbehörden verwendet werden kann.
Im Unterschied zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Datenformat. In das visuelle PDF-Dokument, mit dem heute schon vorwiegend digitale Rechnungen versendet werden, werden strukturierte Daten im XML-Format eingebettet. Die verschickte bzw. empfangene ZUGFeRD-Rechnung enthält also eine Sichtkomponente sowie automatisiert auslesbare Rechnungsdaten.
Dank dieser Kombination können mit Rechnungen
im ZUGFeRD-Format auch Kunden etwas anfangen, die keine Software haben, um Rechnungsdaten
im reinen XML-Format auszulesen und zu verarbeiten. Wer jedoch entsprechende Softwareunterstützung
besitzt, profitiert von dem gesamten Vorteilspacket der E-Rechnung.
So funktioniert die
automatisierte Rechnungsbearbeitung
Die Rechnungsdaten werden aus der XML-Struktur
direkt in das Buchhaltungsprogramm übertragen. Dank der Standardisierung kommt
es anders als bei der OCR-Texterkennung nicht zu Fehlinterpretationen, die
später mühsam korrigiert werden müssen. Auch ob die Rechnung die gesetzlich
nötigen Pflichtangaben enthält, kann automatisch geprüft werden.
Die Rechnungsdaten werden automatisch
extrahiert und ins Buchhaltungsprogramm übertragen, so dass lediglich eine
manuelle Endkontrolle vorgenommen werden muss. Beim Buchen der Rechnung ist die
Buchungsmaske also bereits ausgefüllt. Änderungen können selbstverständlich
vorgenommen werden. Nach der Bezahlung landen Rechnungen automatisch im
revisionssicheren Archiv und können mit einem Klick an den Steuerberater
übermittelt werden.
Cosmolink entwickelt Modul
für elektronische Rechnungsstellung
Cosmolink arbeitet derzeit an einem Modul, das die elektronische Rechnungserstellung mit XRechnung und ZUGFeRD, aber auch mit anderen Formaten, die bei unseren Kunden zum Einsatz kommen, unterstützt. Das Modul ist für den combit CRM vorgesehen, jedoch nicht darauf begrenzt.
Noch bietet der elektronische Rechnungsversand Vorteile. In ein paar Jahren wird er Alltag sein. Denn es spricht viel dafür, dass die genannten Formate, die die EU-Norm erfüllen, nicht nur zwischen Unternehmen und Behörden, sondern auch im B2B- und B2C-Geschäft zum Standard werden. Organisationen, die sich bereits jetzt rüsten, können deshalb nicht nur weiterhin für öffentliche Auftraggeber tätig sein, sondern sind auch fit für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung.
Die Vorteile
der elektronischen Rechnung auf einen Blick:
Rechnungen können per E-Mail verschickt und empfangen bzw. heruntergeladen werden
Papier entfällt und die Umwelt wird geschont
händische Datenübertragung entfällt und somit auch eine große Fehlerquelle
automatische Rechnungszuordnung zu Bestellungen oder Projekten
Scannen und manuelles Sortieren sowie Prüfen der Rechnungen entfällt
automatische Buchung von Eingangsrechnungen und Übermittlung an den Steuerberater
kein Druck, Kuvertieren und Versenden von Ausgangsrechnungen mehr
schnellere Zustellung und Bearbeitung von Rechnungen, somit auch eine bessere Liquidität
technologieneutrale und vollständig dokumentierte Rechnungsformate
XRechnung und ZUGFeRD berücksichtigen alle steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen
Die elektronische Rechnung ist die Grundlage der Digitalisierung von Geschäftsabläufen in Unternehmen und Verwaltungen. Haben Sie Fragen dazu? Dann rufen Sie uns an!
Dr. Frank Wietzel ist Gründer der cosmolink Consulting und arbeitet seit 2004 in diesem Business. Er hat in über 250 Kundenprojekten zahlreiche wertvolle Erfahrungen gesammelt.
https://www.cosmolink.de/wp-content/uploads/2019/12/bookkeeper-1016299_1280.jpg8501280Frank Wietzelhttps://cosmolink.de/wp-content/uploads/2019/03/Logo_webseite-300x138.pngFrank Wietzel2019-12-11 16:25:262019-12-12 17:51:51Elektronische Rechnungen mit XRechnung und ZUGFeRD – das müssen Sie wissen
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