Elektronische Rechnungen mit XRechnung und ZUGFeRD – das müssen Sie wissen

Pro Jahr werden in Europa 28,5 Milliarden Rechnungsseiten verschickt. Mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird sich das in den kommenden Jahren drastisch ändern. Denn die Europäische Union fördert die elektronische Übertragung und Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten. Mit XRechnung und ZUGFeRD gibt es zwei elektronische Rechnungsformate, die aktuell der europäischen Norm entsprechen und mittelfristig sicherlich auch zum Standard im B2B-Geschäftsverkehr werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zur standardisierten E-Rechnung wissen müssen.

Die Papierrechnung wird dank standardisierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD für elektronische Rechnungen über kurz oder lang vom Schreibtisch verschwinden.

Seit dem 27. November diesen Jahres ist jede Bundesbehörde gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Diese Maßnahme ist Bestandteil der 2017 beschlossenen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Bereits 2011 hat das Steuervereinfachungsgesetz den Grundstein für die elektronische Rechnungsstellung gelegt. Seitdem wurden Richtlinien und Normen entwickelt, um ein europaweit einheitliches Rechnungsformat zu schaffen.

Behörden akzeptieren bald nur noch E-Rechnungen

In knapp einem Jahr, ab dem 27. November 2020, dürfen Bundesbehörden ausschließlich elektronische Rechnungen akzeptieren, die dem deutschen Standard XRechnung entsprechen. Das hat zur Folge, dass Unternehmen dann nur noch Aufträge von der öffentlichen Hand bekommen können, wenn sie auch in der Lage sind, eine elektronische Rechnung im geforderten Format auszustellen. Diese Regelung weitet sich nach und nach auch auf die Landes- und Kommunalebene aus.

Um einen Standard für elektronische Rechnungen zu schaffen, hat die Europäische Kommission im Jahr 2014 das Europäische Komitee für Normung (CEN) damit beauftragt, eine entsprechende Norm zu erarbeiten. Seit 2017 existiert die europäische Norm EN 16931-1. In der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen werden die EU-Mitgliedsländer verpflichtet, die Richtlinie bis spätestens zum 17. April 2020 umzusetzen.

XRechnung: Nationaler Standard für Rechnungen an Behörden

Deutschland setzt die EU-Vorgaben mit dem Standard XRechnung um, der der europäischen Norm entspricht. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, auf das wir gleich noch zu sprechen kommen, ist XRechnung ein rein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Der nationale Standard ist technologieneutral, vollständig dokumentiert, kostenfrei und zukunftssicher. Das heißt, er kann nicht nur von jedem Unternehmen genutzt, sondern auch von Softwareherstellern und IT-Dienstleistern problemlos verwendet und integriert werden.

Dadurch, dass mithilfe der Auszeichnungssprache XML alle relevanten Informationen, die eine Rechnung gemäß EU-Richtlinie erhalten muss, entsprechend gekennzeichnet sind, können elektronische Rechnungen maschinell ausgelesen und verarbeitet werden. Die Software ist also in der Lage, die Belegdaten automatisiert zu übernehmen.

E-Rechnung spart Zeit und Kosten

Dadurch entfällt die in vielen Betrieben noch übliche händische Übertragung von Rechnungsdaten. Und auch die Unternehmen, die ihre Rechnungen bereits elektronisch empfangen oder Papierrechnungen einscannen und ggf. mit einer Texterkennung arbeiten, können ihren Workflow deutlich optimieren.

Experten gehen davon aus, dass elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zu enormen Zeit- und damit auch Kosteneinsparungen führen. Während eine Papierrechnung in Durchschnitt 14 Minuten bearbeitet wird, liegt die Bearbeitungsdauer von E-Rechnungen bei nur einer Minute. Der elektronische Versand führt ferner dazu, dass die Rechnung schneller beim Empfänger ist und in der Regel auch schneller bezahlt wird.

ZUGFeRD: Entwickelt von Ministerien, Verbänden und Unternehmen

ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickeltes Rechnungsformat. Das Akronym steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es wurde ebenfalls unter Berücksichtigung der EU-Richtlinie entwickelt und ist seit Version 2.0 auch konform mit der europäischen Norm, so dass ZUGFeRD ebenfalls für Rechnungen an Bundesbehörden verwendet werden kann.

Im Unterschied zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Datenformat. In das visuelle PDF-Dokument, mit dem heute schon vorwiegend digitale Rechnungen versendet werden, werden strukturierte Daten im XML-Format eingebettet. Die verschickte bzw. empfangene ZUGFeRD-Rechnung enthält also eine Sichtkomponente sowie automatisiert auslesbare Rechnungsdaten.

Dank dieser Kombination können mit Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch Kunden etwas anfangen, die keine Software haben, um Rechnungsdaten im reinen XML-Format auszulesen und zu verarbeiten. Wer jedoch entsprechende Softwareunterstützung besitzt, profitiert von dem gesamten Vorteilspacket der E-Rechnung.

So funktioniert die automatisierte Rechnungsbearbeitung

Die Rechnungsdaten werden aus der XML-Struktur direkt in das Buchhaltungsprogramm übertragen. Dank der Standardisierung kommt es anders als bei der OCR-Texterkennung nicht zu Fehlinterpretationen, die später mühsam korrigiert werden müssen. Auch ob die Rechnung die gesetzlich nötigen Pflichtangaben enthält, kann automatisch geprüft werden.

Die Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und ins Buchhaltungsprogramm übertragen, so dass lediglich eine manuelle Endkontrolle vorgenommen werden muss. Beim Buchen der Rechnung ist die Buchungsmaske also bereits ausgefüllt. Änderungen können selbstverständlich vorgenommen werden. Nach der Bezahlung landen Rechnungen automatisch im revisionssicheren Archiv und können mit einem Klick an den Steuerberater übermittelt werden.

Cosmolink entwickelt Modul für elektronische Rechnungsstellung

Cosmolink arbeitet derzeit an einem Modul, das die elektronische Rechnungserstellung mit XRechnung und ZUGFeRD, aber auch mit anderen Formaten, die bei unseren Kunden zum Einsatz kommen, unterstützt. Das Modul ist für den combit CRM vorgesehen, jedoch nicht darauf begrenzt.

Noch bietet der elektronische Rechnungsversand Vorteile. In ein paar Jahren wird er Alltag sein. Denn es spricht viel dafür, dass die genannten Formate, die die EU-Norm erfüllen, nicht nur zwischen Unternehmen und Behörden, sondern auch im B2B- und B2C-Geschäft zum Standard werden. Organisationen, die sich bereits jetzt rüsten, können deshalb nicht nur weiterhin für öffentliche Auftraggeber tätig sein, sondern sind auch fit für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung auf einen Blick:

  • Rechnungen können per E-Mail verschickt und empfangen bzw. heruntergeladen werden
  • Papier entfällt und die Umwelt wird geschont
  • händische Datenübertragung entfällt und somit auch eine große Fehlerquelle
  • automatische Rechnungszuordnung zu Bestellungen oder Projekten
  • Scannen und manuelles Sortieren sowie Prüfen der Rechnungen entfällt
  • automatische Buchung von Eingangsrechnungen und Übermittlung an den Steuerberater
  • kein Druck, Kuvertieren und Versenden von Ausgangsrechnungen mehr
  • schnellere Zustellung und Bearbeitung von Rechnungen, somit auch eine bessere Liquidität
  • technologieneutrale und vollständig dokumentierte Rechnungsformate
  • XRechnung und ZUGFeRD berücksichtigen alle steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen

Die elektronische Rechnung ist die Grundlage der Digitalisierung von Geschäftsabläufen in Unternehmen und Verwaltungen. Haben Sie Fragen dazu? Dann rufen Sie uns an!

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