cosmoArchiv – Dokumente rechtssicher archivieren

Das Dokumentenmangementsystem von comsolink

Rechtssichere Archivierung von Belegen

Besonders für Unternehmen ist es sehr wichtig, jederzeit Zugriff auf ihre Belege zu haben. Dabei spielt es kaum eine Rolle, ob es um Rechnungsdaten für Kunden, interne Abrechnungen und Lieferscheine oder um andere Dinge geht – wenn die Technik für Probleme sorgt, wirkt sich das sehr schnell auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter aus.

Damit Sie sämtliche Belege bei Bedarf schnell bereitstellen können, bieten wir Ihnen ein umfangreiches Dokumenten-Management-System (kurz DMS) für die Archivierung vieler digitaler Daten. In dieser Software sind eine ganze Reihe von verschiedenen Funktionen integriert.

Wenn Sie an verschiedenen Standorten Büros, Geschäfte oder Produktionsstätten unterhalten, ist das ebenfalls kein Problem. Unser DMS lässt sich unternehmensweit einsetzen, damit Sie jederzeit die Belege finden, die Sie gerade benötigen.

Sichere Lösung für Ihre Belege

Durch eine qualifizierte elektronische Signatur, die jedes abgelegte Dokument erhält, werden die Belege revisionssicher gespeichert, zudem erfolgt die Archivierung auf der Grundlage der GDPdU-Richtlinien. Im Rahmen der Übertragung per Internet oder Intranet sorgt eine doppelte Verschlüsselung dafür, dass diese vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sind.

Im Prinzip können Sie sich bei der Speicherung zwischen zwei Varianten entscheiden. Einerseits können Sie auf einen Server in einem deutschen Rechenzentrum vertrauen und somit voll auf die Cloud setzen. Andererseits können Sie auch einen eigenen DMS-Server bei sich vor Ort aufstellen. Statt eines eigenen Servers können Sie sich zudem für unsere cosmoArchivBox entscheiden. Dieser Server ist etwa so groß wie eine Zigarrenschachtel und überzeugt mit geringem Stromverbrauch sowie hoher Leistung.

Flexible und einfache Lösung

Strukturen für Archive und Ordner lassen sich gemäß der Anforderungen in Ihrem Unternehmen definieren. Anschließend ist es möglich, ganz verschiedene Dateiformate in einem System zu speichern. Sämtliche Funktionen der Software stehen über das Internet zur Verfügung, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter nicht an eine bestimmte Zeit oder an einen Ort gebunden sind.

Ein weiterer Aspekt sorgt dafür, dass Sie unser DMS ganz einfach einführen können. Diese Lösung funktioniert unabhängig von den Plattformen oder Datenbanken, die bei Ihnen bereits im Einsatz sind. Falls Sie gerade keine Verbindung zum Internet haben, können Sie mit Hilfe des Offline-Clients einfach weiterarbeiten. Das Verschieben von Belegen ins Archiv funktioniert ganz einfach per Drag and Drop.

Viele Einsatzbereiche

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützen wir Sie in vielen Bereichen. Unter anderem lässt sich diese Lösung in den folgenden Gebieten einsetzen:

  • Personalwesen
  • Buchhaltung
  • Technische Dokumentation
  • Qualitätsmanagement
  • Verwaltungs- und Unternehmensarchiv

Davon abgesehen sind natürlich noch weitere Nutzungsvarianten denkbar. Selbst bei mehreren Standorten benötigen Sie, wie oben beschrieben, nur einen Server – das spart Kosten und macht die Einführung sehr einfach.