Accantum Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Dokumentenprozesse optimieren und automatisieren

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Accantum ist eine webbasierte Dokumenten- und Archivlösung für Unternehmen aller Größenordnungen. Die Software kann eingescannte Dokumente automatisiert verarbeiten und in Verbindung mit dem Workflow-Modul, das im Accantum DMS standardmäßig enthalten ist, sogar Prozesse anstoßen und steuern.

Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung

Leistungsfähige Verfahren zur Schrifterkennung (OCR-Technologie) machen die Dokumente sekundenschnell durchsuchbar, so dass Sie nicht mehr stundenlang in Aktenordnern mit Papierdokumenten stöbern müssen. Dank der gesetzeskonformen und revisionssicheren Archivierung müssen Papierbelege auch nicht mehr jahrelang in Papierform aufbewahrt werden. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und teure Lagerflächen.

Ziel des Accantum DMS ist es jedoch nicht nur Papier durch digitale Daten zu ersetzen, sondern die im Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen zu verwandeln. Durch eine sinnvolle Indexierung bzw. Verschlagwortung stehen diese Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung und können orts- und zeitunabhängig effizient genutzt werden.

Automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Ablage

Alle betrieblichen Geschäftsprozesse, die mit Dokumenten zu tun haben (Angebotseinholung, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, etc.), können im Dokumentenmanagementsystem digital abgebildet und automatisiert werden. Die Optimierung der Dokumente beginnt bereits bei der automatisierten Erfassung. Durch die Dokumentenerkennung können vertraute papierbasierte Prozesse automatisiert abgehandelt werden, was die Verarbeitung und Ablage mit einschließt.

Accantum DMS garantiert eine automatische Kontrolle und Steuerung des Belegflusses, stellt eine schnelle und sichere Verfügbarkeit sicher und ermöglicht den Datenaustausch mit Drittsystem wie dem combit Relationship Manager.

Dokumenten- und Archivlösung für alle Fälle

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems

  • zentrale Speicherung von Dokumenten und Belegen
  • automatische Schrifterkennung
  • Reduzierung von Suchzeiten
  • komfortable Suchfunktion vereinfacht Analyse, Recherche und Wissenstransfer
  • Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung standardisierter Workflows
  • Dokumente sind immer und überall abrufbar
  • gesetzeskonforme und revisionssichere Speicherung
  • Entlastung der E-Mail-Postfächer
  • Einsparung von Archivräumen
  • Senkung der Papier-, Druck- und Zustellkosten
  • Datenaustausch mit Drittsystemen

Schnittstelle zwischen combit CRM und Accantum DMS

Die von cosmolink Consulting entwickelte Schnittstelle verbindet das Accantum Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit jeder Softwarelösung auf Basis des combit CRM. Die Integration ermöglicht eine umfassende Verwaltung, automatische Erkennung und definierte Ablage verschiedenster Dokumenttypen.

Der Anwender scannt lediglich die Belege ein. Die cosmolink-Schnittstelle erkennt anhand vorgefertigter Erfassungsschablonen, um welchen Belegtypen es sich handelt und erfasst die benötigten Daten in einer Maske. Dem Anwender obliegt die Prüfung und Freigabe der Daten. Mit Buchung des Belegs wird das Dokument mit Buchungsstempel samt Belegnummer versehen, in das DMS importiert und dem CRM zugeordnet. Dabei werden konfigurierte Felder mit übernommen.

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