Vorteile von CRM-Systemen für kleine Unternehmen

Viele kleine Unternehmen sind sich der Vorteile von CRM-Systemen nicht hinreichend bewusst. Sie denken daher oft, dass diese Lösungen nur für größere Unternehmen interessant wären. Jedoch können kleine Organisationen CRM-Software für viele Aufgaben ebenfalls gewinnbringend einsetzen.

CRM-Software: Worum geht es dabei?

Eine CRM-Software erleichtert Ihnen die Kommunikation mit Ihren Kunden. Moderne CRM-Systeme gehen dabei weit über eine einfache Kontaktmanagement-Software hinaus: Indem sie relevante Daten in einer zentralen Datenbank speichern, legen sie einen wichtigen Baustein auf dem Weg zur einer Rundum-Sicht auf die Kunden eines Unternehmens. Darüber hinaus können Sie mit einem CRM-System viele weitere Aufgaben erledigen: Beispielsweise Notizen über Kundeninteraktionen aufnehmen, E-Mails versenden und Termine planen. Somit haben Sie die Informationen über Ihre Kunden stets parat und können diese individuell ansprechen, betreuen sowie die eigene Marketing- und Vertriebsstrategie erfolgreich gestalten. Ein CRM-System wird dadurch zu einem wichtigen Werkzeug, das die Customer Experience mitgestaltet.

Es gibt Punkte, die kleine Unternehmen von großen Unternehmen unterscheiden und die Auswirkungen auf ihre Bedarfe und Bedürfnisse haben. Diese sollten Sie bei der Wahl der CRM-Software berücksichtigen. Einige dieser Unterschiede sind:

  • Weniger Bürokratie und kürzere Entscheidungswege
  • Die Mitarbeitenden in kleinen Unternehmen arbeiten oft noch mit Lösungen, die aus der Gründungszeit stammen. Dabei besteht die Gefahr, dass sich diese im Laufe der Zeit mehr und mehr zu Insellösungen entwickeln und den aktuellen Anforderungen nicht mehr genügen. Ein Beispiel dafür kann eine Tabellenkalkulation wie Excel sein.
  • Eine höhere Anzahl der Mitarbeitenden, die weniger spezialisiert sind und gleichzeitig mehrere Aufgabenbereiche im Unternehmen wahrnehmen.
  • Die Notwendigkeit, mit den verfügbaren Ressourcen effizient umzugehen. Kleine Organisationen können nicht im gleichen Maße wie große Organisationen von Größen- und Skaleneffekten profitieren. Sie haben beispielsweise nicht so viele Ressourcen, um sich umfassende Weiterbildungsmaßnahmen zu leisten. Daher sind bedienungsfreundliche und selbsterklärende Lösungen für kleine Organisationen umso wichtiger.

Vorteile einer CRM-Lösung für kleine Unternehmen

Die Stärken einer CRM-Software können Sie besonders gut sehen, wenn Sie diese einer Tabellenkalkulation gegenüberstellen. Im Vergleich dazu bietet Ihnen ein gutes CRM-System:

  • Eine zentralisierte Kundendatenbank. Diese ermöglicht Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Kunden. Unter anderem werden dadurch die Interaktionen mit Ihren Kunden zentral abgebildet und festgehalten. Zeigt ein Kunde beispielsweise ein Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung, können Sie später nochmals nachhaken und ihm ein entsprechendes Angebot unterbreiten.
  • Die Möglichkeit, viele manuelle Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit und Kosten.
  • Eine Integration mit anderen wichtigen Softwarelösungen im Unternehmen wie einem ERP-System oder einer Webshop-Software. Ebenfalls können sie damit gängige E-Mail- und Marketing-Tools anbinden (z. B. Outlook, Thunderbird oder Inxmail).
  • Die Möglichkeit, die Zusammenarbeit von Teams in unterschiedlichen Abteilungen einfacher und transparenter zu gestalten. Dadurch steigt deren Arbeitszufriedenheit und Produktivität.
  • Eine Rundum-Sicht (360-Grad-Sicht) auf Ihre Kunden.
  • Verbessertes Lead-Management und eine Optimierung von Marketing-Kampagnen.
  • Die Möglichkeit, durch vorkonfigurierte Einstellungen moderne Datenschutzanforderungen wie die DSGVO einfacher einzuhalten.

Was sollten kleine Unternehmen bei der Wahl einer CRM-Lösung beachten?

  • Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre CRM-Software mit anderen Lösungen, die Sie im Unternehmen nutzen, reibungslos integrieren können. Hierzu gehören beispielsweise E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook oder Kommunikationssoftware wie Microsoft Teams. Falls Sie stark individualisierte Anforderungen haben, ist es vorteilhaft, wenn Sie die CRM-Software selbstständig erweitern können. Hier bieten On-Premise CRM-Systeme nach wie vor die größten Spielräume.
  • Da kleine Unternehmen oft über begrenzte Ressourcen verfügen, die sie in Mitarbeiterschulungen und -weiterbildung investieren können, sollten Sie auf die Bedienungsfreundlichkeit des CRM-Systems ein besonderes Augenmerk legen.
  • Skalierbarkeit der Lösung: Kleine Organisationen verfügen oft über erhebliches Wachstumspotenzial in ihren Grundprozessen. Daher benötigen sie eine CRM-Lösung, die bei Bedarf problemlos mitwachsen kann. Hierbei ist beim Erwerb einer CRM-Software darauf zu achten, dass diese einerseits nicht zu überdimensioniert ist (und dadurch möglicherweise unnötig kompliziert und kostspielig). Andererseits sollte die CRM-Software das Wachstum der Organisation optimal unterstützen.

Fazit

Trotz oft gegenteiliger Annahmen, sind CRM-Lösungen für viele kleine Unternehmen heute durchaus sinnvoll. Daher lohnt es sich für sie, diese Software-Systeme genauer zu betrachten. Die Vorteile eines CRM-Systems stechen besonders heraus, wenn man ihre Leistung und Funktionalität mit einer Tabellenkalkulation vergleicht, die viele kleine Firmen einsetzen. Mit einer CRM-Software ist es möglich, Kundendaten zentral zu verwalten und dadurch eine umfassende Sicht auf Kunden und deren Bedürfnisse zu bekommen. Des Weiteren sind Mitarbeitende in kleinen Unternehmen oft Generalisten und haben ein breites Aufgabenspektrum. Sie können mithilfe eines CRM-Systems ihre Produktivität erhöhen, indem sie die unterschiedlichen Aufgaben, Workflows und Prozesse besser strukturieren, systematisieren und organisieren. Darüber hinaus sind gute CRM-Lösungen individuell skalierbar. Somit können sie kleine Organisationen bei der Entwicklung und beim Wachstum langfristig optimal begleiten.

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