Die cosmolink Consulting GmbH gibt es nun schon seit 2005 mit Dr. Frank Wietzel als Gründer und Geschäftsführer – doch wie kam es eigentlich zur Gründung der cosmolink und warum? Wir haben Frank einfach gefragt:

Dr. Frank Wietzel

Frank, wir kennen dich als Gründer und Geschäftsführer der cosmolink Consulting GmbH und du bist damit sehr erfolgreich. Nicht nur was die Entwicklung eigener Softwareprodukte angeht, du hast dir auch einen sehr erfolgreichen Ausbildungsbetrieb aufgebaut. Aber: Was hast du eigentlich gelernt?

Frank: Zuerst habe ich ganz klassisch Kaufmann für Bürokommunikation gelernt. Nach meinem Fachabitur habe ich dann in Zweibrücken ein Informatikstudium begonnen und per Fernstudium an der Canterbury (England) abgeschlossen.

Canterbury so, so. Wie kam es dazu?

Frank: Ganz einfach. Nach dem Vordiplom bekam ich ein verlockendes Angebot aus England. Der Vorteil des Fernstudiums an der Canterbury war der, dass ich recht flexibel war, was Klausuren anging. Das spielte mir natürlich in die Karten, da ich auch gerade im Auf- bzw. Ausbau meiner Selbstständigkeit war. Zugegebenermaßen habe ich mein Studium auch geheim gehalten, da mir das sowieso keiner zugetraut hatte und es außerdem sehr kostspielig war.

Und deinen Doktortitel hast du auch von der Canterbury erhalten?

Frank: Ja genau, „Doctor of Business Administration for Internet Marketing“ von der University Canterbury.

Wie kamst du dazu, dich selbstständig machen zu wollen?

Frank: Ich hatte schon immer ein Händchen dafür. Seit meinem 18. Lebensjahr bin ich selbstständig. Damals habe ich zunächst kleinere Webseiten erstellt und CD-Rohlinge, die ich aus China importiert hatte, an Lehrer und Mitschüler an meiner Schule verkauft.

Warst du denn auch einmal in der Angestellten-Rolle?

Frank: Ja klar. Während des Fernstudiums an der Canterbury hatte ich zunächst eine Halbtagesstelle bei einem IT-Dienstleister in Sulzbach, was später zur Vollzeitstelle wurde.

Wann hast du deine erste eigene Software programmiert?

Frank: Ganz so schnell ging das nicht. Während der Fernstudium – Sulzbach – IT-Dienstleister Zeit bin ich das erste Mal mit Datenbanken in Kontakt gekommen. Ich musste schnell lernen, wie das alles funktioniert und wie man Daten von einem Software-System ins andere importiert. Schnell war ich dort ein Spezialist und habe mich erst mal um die Datenbanken vieler Kommunen und Stadtwerke gekümmert. Somit war ich auch vorne dabei die entsprechenden Schulungen durchzuführen.

Das lief sicherlich gut für dich. Wie kamst du dann von Datenbanken zur Softwareentwicklung?

Frank: Schnell habe ich gemerkt, dass die Software mit der ich arbeiten musste nicht das Gelbe vom Ei war und recht viele Schwächen hatte. Ständig hat irgendwas gefehlt, was ich dringend zum arbeiten benötigt habe. Mein Arbeitgeber hat damals Einwohnermeldesoftware vertrieben. Dafür gab es Preislisten, die sich nach der Einwohnerzahl der Kommune richtete.

Ich habe mir damals gedacht „Bilde das mal in einem automatisierten Abrechnungssystem ab“ – und schon ging’s los. Als ich die ersten Versionen des combit relationship Manager sah, mit dem man Daten im MS-SQL-Server ablegen konnte, hatte ich die Vision, auf Basis dieser Software ein eigenständiges System für End-Kunden zur Verfügung zu stellen, mit der sie Rechnungen schreiben und kleinere Anpassungen selbst und ohne Programmierkenntnisse vornehmen können.

Erste eigenst programmierte Softwarelösung, wow! Vom Problemlöser zum Visionär, das hört sich alles sehr vielversprechend an – damit hattest du sicherlich großen Erfolg?

Frank: Bis dorthin ja. Zwischenzeitlich habe ich mich als zweiter Geschäftsführer an der Firma in Sulzbach beteiligt. Leider wurde diese schon nach kurzer Zeit vom damaligen Steuerberater in die Insolvenz geschickt und ich musste mich neu orientieren.

Danach kam also die cosmolink Consulting GmbH?

Frank: Fast. Meine Firma, die FW-IT firmierte ich um in die cosmolink e.K.. Das war aber schon während der Zeit in Sulzbach. Die cosmolink gibt es an sich schon seit 2005. Damals habe ich dann als One-Man-Show mit Sitz in Merchweiler gestartet, konnte mir aber recht schnell durch die ersten erfolgreichen Projekte einen Studenten und eine Praktikantin einstellen. 2009 wurde der Geschäftssitz dann nach Illingen/Saar verlagert. Im Jahr 2015 wurde dann aus der e.K. eine GmbH & Co. KG.

Vögelchen haben uns gezwitschert, dass du neben der cosmolink auch noch andere Firmen hattest?

Frank: Ja, das stimmt. Während des Studiums und dem Aufbau von cosmolink habe ich mich mit einem Freund aus Köln zusammengetan und wir haben die Firma „Rankingplan“ gegründet. Hier ging es um Suchmaschinen Optimierung, also SEO. Basis hierfür war nämlich mein Wissen im Bereich Internet Marketing, was ich mir im Studium angeeignet hatte.

Das hatte allerdings wenig bis gar nichts mit dem Themengebiet von cosmolink zu tun, weshalb ich mich nach einigen Jahren aus dem SEO-Geschäft wieder zurückgezogen habe.

Machte aber gar nichts, cosmolink war stetig am Wachsen – das war auch gut so.

Du hast dich also voll und ganz auf die cosmolink konzentriert. Wir wissen nun, dass du in der heißen Phase der cosmolink den ersten Studenten und eine erste Praktikantin hattest – wann konntest du deinen ersten ausgelernten, festen Mitarbeiter einstellen?

Frank: Das war quasi ein Selbstläufer. Aus dem ersten Studenten wurde nach seinem Diplom der erste festangestellte Mitarbeiter und aus der ersten Praktikantin wurde die erste Auszubildende, die bis heute im Unternehmen angestellt ist.

Ich wollte schon immer meine Mitarbeiter so ausbilden, dass sie direkt nach ihrer Ausbildung bei cosmolink in Festanstellung übernommen werden. Mein Konzept ging also auf und wir sind über die Jahre stetig gewachsen.

Man kann sagen, dass die cosmolink über die Jahre stetigen Erfolg hat und deine Konzepte, Visionen und Softwareprodukte super ankommen. Wird das nicht irgendwann langweilig?

Frank: Die Vielfalt der Kunden und die individuellen Anforderungen aus vielen Projekten tragen dazu bei, dass mir nie langweilig wird. Wir verkaufen eben nichts von der Stange.

Jetzt haben wir so viel von dir, deinem Werdegang, den Hintergründen zur cosmolink gehört, aber was machst du in deiner Freizeit? Software programmieren oder doch eher was ganz anderes?

Frank: Mein größtes Hobby ist und bleibt die Arbeit, ganz klar. Aber auch ich kann mich an Freizeitaktivitäten freuen und bin zum Beispiel seit meiner Kindheit unter anderem passionierter Sportkegler. In der Jungend und im Junioren-Bereich habe ich an Deutschen Meisterschaften teilgenommen. Damals wie heute kegle ich in der höchsten saarländischen Liga.

Fußball war auch lange Zeit Teil meines Lebens – damals zu Studienzeiten war ich Schiedsrichter auf dem Sprung in höhere Spielklassen aufzusteigen, aber das musste ich leider aufgeben.

Dafür habe ich heute das Brauen (und Verköstigen) für mich entdeckt. Besonders mit dem cosmolink-Team oder mit Freunden ist das immer wieder ein schönes Get-together.

Frank, vielen Dank für die Zeitreise zu den Anfängen der cosmolink und sogar darüber hinaus! Und natürlich, dass du dir die Zeit genommen hast!

Jeder Lagerist und jede Lageristin kennt es. Das ewige Pflegen von Picklisten raubt Zeit. Und dann schleichen sich auch noch regelmäßig Fehler ein, oder Artikel sind nicht verfügbar. Das kann einem schon mal die Arbeit erschweren. Wir haben eine Lösung entwickelt, die der Warenwirtschaft ein Upgrade verpasst – die cosmolinkScan App!

Die cosmolinkScan App wird zum Scannen von GS1 Barcodes verwendet und ist kompatibel mit den Zebra Scannern. Sie ermöglicht Mitarbeiter*innen den Überblick über alle Prozesse zu behalten. Aber was genau kann die App eigentlich?

cosmolinkScan

Einmal customized bitte!

Kunden brauchen Lösungen, die zu ihrem Unternehmen passen – eben customized. Deshalb ist die cosmolinkScan App durch die flexible Implementierung von Widgets individualisierbar. Über die SQL Datenbank können problemlos eigene Widgets definiert werden. Wichtige Workflows sind im Team somit einfach etablierbar.

Ob es heißt, die Lagerbestände mit den sogenannten Bestellvorschlägen im Blick zu behalten, nach Seriennummern zu filtern oder Arbeitsaufträge fristgerecht, inklusive Timetracking abzuliefern – hier bleiben keine Wünsche offen. Auch das Pflegen von endlosen Picklisten auf Papier gehört der Vergangenheit an. Wir digitalisieren einfach den ganzen Prozess. Die cosmolinkScan App bildet alle Aufträge auf dem Zebra Scanner ab und diese können nach und nach durch den integrierten Scanner abgearbeitet werden. Und die App denkt nicht nur mit, sondern auch weiter: aus Versehen doppelt gescannt oder der Lagerbestand reicht für den Auftrag nicht aus? Neben dem optischen Signal auf dem Scanner, ertönt auch ein Warnsignal. Hat alles geklappt, informiert unsere App auch hier zuverlässig.

Admins Best Practice

Ob Updates, neue Widgets definieren oder Rechteverwaltung – der Admin hat hier alles in einer Hand. Gewünschte Features implementieren, Rollen zuweisen und einmal aktualisieren bitte. Aber nicht jedes Gerät einzeln, sondern einmal für alle. Mitarbeiter*innen scannen bei Arbeitsbeginn einen QR Code mit einem Zebra Scanner und alles ist auf dem neusten Stand. Einfach und zentral.

Kurz gesagt: Die cosmolinkScan App ist die Lösung für Ihr Unternehmen um logistische Prozesse zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Holen Sie Ihre Warenwirtschaft jetzt ins digitale Zeitalter!

Ob blutjunges Start-up oder global agierender Großkonzern: Eine gute Beziehung zu seinen Kunden ist für jedes Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Das Customer Relationship Management (CRM) kann auch Ihrem Business helfen, die in Kundenbeziehungen schlummernden Potenziale zu entfalten. In Zeiten von Digitalisierung und Prozessoptimierung kann es sich kaum ein Unternehmen noch leisten, Kundendaten einfach in irgendeiner Tabelle zu erfassen und die eigenen Mitarbeiter mit „Copy &-Paste“-Aufgaben zu frustrieren – schon gar nicht, wenn es ambitionierte Pläne hat.

Was ist CRM?

Das CRM erlaubt Ihnen, die Interaktionen und Daten Ihrer Kunden während der gesamten Buyers Journey zu verwalten und zu analysieren. Zu diesem Zweck kombiniert es verschiedene Praktiken, Strategien und Technologien. Das übergeordnete Ziel des CRMs besteht darin, die Beziehung zum Kunden zu verbessern und zu fördern – was letztlich auch zu höheren Umsätzen führen soll. Unerlässlich sind in diesem Zusammenhang Kundendaten, die CRM-Systeme über unterschiedliche Kanäle und Kontaktpunkte sammeln. Dazu zählen beispielsweise die Website des Unternehmens, die Kunden-Aktivitäten in den sozialen Medien, im Live-Chat oder per Telefon. Die Kaufhistorien, Präferenzen und Beweggründe Ihrer Kunden lernen Sie dank CRM ebenfalls kennen. Diese Daten bilden die Grundlage für passgenaue Kampagnen.

Welche Vorteile bietet CRM?

Prozesse mit CRM zu optimieren und zu automatisieren, bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

1. Größeres Verständnis des Kunden

Grundsätzlich hilft Ihnen das CRM, Ihre Kunden besser kennenzulernen. Das erleichtert es Ihnen, Ihre Aktivitäten besser auf sie abzustimmen. Ob Vertriebs-, Marketing- oder Kundenservice-Team: Ein CRM-System unterstützt jede Abteilung dabei, zielgerichteter zu arbeiten. Nicht nur grundlegende Kundendaten wie den vollständigen Namen, die Adresse oder die Anschrift erfassen diese Systeme, sondern auch Geburtstage, die hauptsächlich benutzte Sprache des Kunden oder die Beziehungen zu anderen Kontakten in der Datenbank. CRM-Systeme bringen Ordnung in oftmals unübersichtliche Datenmengen, sodass sich alles überblicken lässt, was Sie mit einem Kunden verbindet, seien es Chat-Nachrichten, der E-Mail-Verkehr, Kundendienst-Anfragen oder natürlich Verkäufe.

2. Maßgeschneiderte Kundenansprache

CRM verhindert, dass Sie sich mit Ihren Aktivitäten an eine gesichtslose Masse wenden müssen. Stattdessen haben Sie die Chance, Interessierte und Kunden in genaue Zielgruppen zu segmentieren. Daraus resultieren Listen aus Kontakten, die bestimmte Kriterien erfüllen. Hat ein Kunde bereits bei Ihnen gekauft oder ist er noch in der Phase des Abwägens? Für welche Produkte oder Dienstleistungen interessiert er sich? Dank CRM-Systemen ist es leicht, Marketingkampagnen zu kreieren, die den (potenziellen) Kunden auf jeder Etappe seiner Reise exakt ansprechen.

3. Kundenbedürfnisse antizipieren

Ein nicht zu vernachlässigender Punkt, der für CRM spricht, ist Antizipation. CRM-Systeme helfen Ihnen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden schon im Voraus besser einzuschätzen. Das erleichtert es, gezieltes Cross- und Upselling zu betreiben. Für das Vertriebs-Team ist es besonders nützlich, unkompliziert auf die komplette Kundenhistorie zurückzugreifen. Auf diese Weise kann es mit Angeboten proaktiv agieren, anstatt im Dunkeln zu tappen. Ein leistungsstarkes CRM-System ist auch für den Kundenservice nützlich. Ist ein Kunde mit dem Service zufrieden gewesen oder nicht? Sind Informationen wie diese im System hinterlegt, bilden sie eine solide Grundlage für eine neuerliche Kontaktaufnahme – und eröffnen die Chance, kritischem Feedback etwas Positives entgegenzusetzen.

4. Pflege bestehender Kundenkontakte

Die Wahrscheinlichkeit, mit einem bereits gewonnenen Kunden erneut Geschäfte zu machen, ist ziemlich groß. Darüber hinaus ist dieser Weg auch um einiges günstiger, als einen Neugierigen in einen Kunden zu verwandeln. Deshalb ist es umso wichtiger, bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen. CRM-Systeme erleichtern es Ihnen, Ihre Marketing-Aktivitäten zu koordinieren und zu timen. Ob die Kundenbefragung nach einem Kauf, das Versenden von E-Mails oder kostenlose Testangebote: Es gibt viele Möglichkeiten zu verhindern, dass der Kontakt zu Ihren Kunden mit der Zeit verblasst.

5. Kommunikation beschleunigen und verbessern

Es spricht nicht gerade für ein Unternehmen, seine Kunden lange warten zu lassen. Dank CRM können Sie auf jede Anfrage schnell reagieren. Ein CRM-System bietet Ihnen mehrere gebrauchsfertige Vorlagen für E-Mails, Angebote oder Newsletter. Darüber hinaus erlaubt es Ihnen, E-Mails oder SMS nicht nur zu verfassen, sondern ihren Versand für mehrere Wochen oder sogar Monate im Voraus zu planen. Gerade wenn es darum geht, Kundenfragen zu beantworten, ist Schnelligkeit Trumpf. Viele Kunden stellen Fragen, die immer wieder auftreten – Links zu FAQ-Content können ihnen eine erste Orientierung bieten. Das gilt in noch höherem Maße natürlich für Anrufe, die sich direkt über das System tätigen lassen.

Welche Funktionen übernehmen CRM-Systeme?

Vielfältige Funktionen lassen sich mit CRM-Systemen abdecken. Die folgenden fünf stellen nur einen kleinen Ausschnitt dar.

1. Kontaktmanagement

Zu den wichtigsten Funktionen gehört das Kontaktmanagement. Es verfolgt das Ziel, sämtliche Kundendaten von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Kontaktpflege nach dem Kauf zu erfassen und analysierbar zu machen.

2. Nachverfolgung

Auch die Nachverfolgung der Interaktionen zwischen dem Kunden und dem Unternehmen ist ein wichtiger Punkt. Besonders im Vertriebsprozess kommt es darauf an, die Daten richtig zu koordinieren. Dadurch verhindert das Unternehmen beispielsweise, einen Kunden mehrmals auf die gleiche Weise zu kontaktieren. Stattdessen kann es Prozesse deutlich flexibler gestalten und damit zu einer glaubwürdigeren Außenwirkung beitragen.

3. Lead-Qualifizierung

Eine Stärke von CRM-Systemen ist die Identifikation von Leads. Das erlaubt es Marketing und Vertrieb, ihre Kampagnen zielgenau auf Leads auszurichten und diese zu qualifizieren. Dadurch fällt es dem gesamten Unternehmen leichter, Nähe zum Kunden aufzubauen und seine Conversion Rate zu steigern.

4. Omnichannel-Strategie

Für Unternehmen, die verschiedene Kanäle bündeln möchten, sind CRM-Systeme das perfekte Tool. Ob vor Ort, per E-Mail oder via Chat: Dank der Omnichannel-Strategie erreicht der Kundenservice Interessierte über den geeignetsten Kanal.

5. Automatisierung des Workflows

Prozesse lassen sich mit CRM-Systemen optimieren und automatisieren, sodass Mitarbeitern mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Automatische Erinnerungen helfen ihnen, nichts Wichtiges zu vergessen.

Wie lassen sich CRM-Systeme implementieren?

Je nach Präferenz bieten sich einem Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, ein CRM-System zu implementieren. Dabei lassen sich grob die drei folgenden unterscheiden.

1. Lokale Installation

Bei der ersten Variante installieren Sie die Software direkt auf den Rechnern im Büro. Dazu benötigen Sie entsprechendes Personal, das die Administrationsaufgaben übernimmt, so etwa die Erstellung von Backups. Was gegen die lokale Installation spricht, sind die gravierenden Folgen, die ein Hardware-Ausfall nach sich ziehen kann.

2. On-Premise-Lösungen

Für On-Premise-Lösungen ist die Implementierung im internen Netzwerk des Unternehmens charakteristisch. Beeinträchtigungen der Hardware fallen weniger ins Gewicht, da die CRM-Software nicht direkt auf dem Rechner installiert wird. Umso schwerwiegender machen sich Netzwerkprobleme bemerkbar, die bis zum Ausfall der gesamten CRM-Software führen können.

3. Cloud-Lösungen

Sowohl lokale Installationen als auch On-Premise-Lösungen zeichnen sich durch ihren mitunter großen Administrationsaufwand aus. Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, bleibt Ihnen dieser Aufwand und damit auch die anfallenden Kosten erspart. Darum kümmert sich allein der Anbieter, genauso wie um die Backups und die regelmäßige Aktualisierung der Software.

Für wen lohnt sich ein CRM-System?

Wie Sie gesehen haben, bieten Ihnen CRM-Systeme eine Reihe von Vorteilen. Vielleicht spielen Sie bereits mit dem Gedanken, in Ihrem Unternehmen selbst eines zu nutzen. Doch ab wann lohnt sich dieser Schritt überhaupt?

Für Neugründungen oder kleinere Unternehmen reicht es zu Beginn meist aus, Leads mithilfe eines E-Mail-Marketing-Tools zu erfassen oder sämtliche Kundendaten in einer Tabelle zu speichern. Gerade für schnell wachsende Unternehmen kann diese Herangehensweise jedoch problematisch werden, da es mit jedem Kundenkontakt schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Dies trifft noch mehr zu, wenn einzelne Abteilungen verschiedene Datenbanken benutzen oder Daten an unterschiedlichen Orten speichern. Besonders brenzlig wird es, wenn viele Kundendaten in einer einzigen Kalkulationstabelle zusammenlaufen – eine einzige vergessene Aktualisierung kann hier zu wahren Dramen führen.

Erfasst das Unternehmen Kundeninformationen nicht zentral und in Echtzeit, ist es für Mitarbeiter oftmals schwer bis unmöglich, wichtige Zusammenhänge zu erkennen. Doch genau das ist für ein nahtloses Zusammenwirken der einzelnen Abteilungen notwendig. Ein CRM-System hilft den Teams von Marketing, Vertrieb und Co., ihre Aktivitäten zu erfassen, zu analysieren und zu koordinieren. Dadurch entsteht eine Transparenz, die dem Unternehmen auch bei Personalfragen hilft. Sollte ein Mitarbeiter beispielsweise das Team verlassen, ist immer klar, welche Vorgänge noch offen sind – ein Chaos brauchen Sie in diesem Fall nicht zu befürchten.

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, ein CRM-System einzuführen, bevor größere Probleme entstehen. Improvisierte Lösungen genügen den Anforderungen mit der Zeit nicht mehr und können sich auf das ganze Business schädigend auswirken.

Seit Jahren bildet cosmolink Consulting junge Talente aus und fördert auf diese Weise die Fach- und Führungskräfte von morgen. Auch 2021 sind wir wieder anerkannter Ausbildungsbetrieb der IHK Saarland und haben noch offene Ausbildungsplätze zu bieten.

cosmolink Consulting bildet auch 2021 in verschiedenen Ausbildungsberufen aus

Die Coronapandemie macht auch der dualen Ausbildung zu schaffen. Dennoch sind wir als langjähriger Ausbildungsbetrieb nach wie von der Kombination aus schulischem und betrieblichem Lernen überzeugt. Mit insgesamt drei Ausbildern bleibt cosmolink Consulting auch 2021 ein von der Industrie- und Handelskammer Saarland anerkannter Ausbildungsbetrieb. Aktuell absolvieren fünf Talente die Ausbildung bei uns.

Der erste Ausbildungsvertrag für das neue Ausbildungsjahr 2021/22 wurde bereits unterzeichnet. Nach wie vor können sich Interessenten jeden Alters auf weitere offene Ausbildungsstellen bewerben:

Wir nutzen die duale Berufsausbildung, um Fachkräfte für unser IT-Unternehmen bedarfs- und marktgerecht zu fördern und zu entwickeln. Insofern ist die Übernahmequote bei cosmolink hoch. Auszubildende treffen auf ehemalige Auszubildende, die ihre Herausforderungen genau kennen und sie bei der Bewältigung der Ausbildung unterstützen.

Ärgern Sie sich über Beschwerden und Reklamationen Ihrer Kunden? Dann sollten Sie schleunigst umdenken! Beschwerden sind das Wertvollste, was Sie von Ihren Kunden geschenkt bekommen können. Erfahren Sie, warum ein systematisches Beschwerdemanagement für langfristig erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar ist und wie ein CRM-System Ihnen dabei hilft es zu etablieren.

Beschwerdemanagement
Beschwerden sind das größte Geschenk, das Ihnen ein Kunde machen kann

Während das Beschwerdemanagement im angelsächsischen Raum sehr präsent ist, wird es hierzulande vielfach stiefmütterlich behandelt. Beschwerden gelten als etwas Negatives, dass es zu vermeiden gilt. Dabei sind Kritiker die besten Kunden, die Sie haben können. Sie weisen kostenlos auf Fehler, Probleme und Missstände hin. Kundenorientierte Unternehmen nehmen diese Kritik zum Anlass ihre Produkte und Leistungen, Prozesse und Services kontinuierlich zu verbessern und Kunden langfristig an das Unternehmen zu binden. Denn Sie wissen ja: Stammkunden sind deutlich lukrativer als Neukunden.

Fordern Sie Kunden dazu auf sich bei Ihnen zu beschweren

Sie sollten sich also nicht vor Beschwerden oder Reklamationen verstecken und darüber ärgern. Ganz im Gegenteil: Schaffen Sie eine Atmosphäre die Beschwerden fördert und seien Sie dankbar dafür, dass Ihnen Kunden die Chance geben besser zu werden. Denn in der Praxis beschweren sich gerade einmal vier Prozent aller unzufriedenen Kunden. Das bedeutet, dass der überwiegende Großteil Ihnen den Rücken kehrt, ohne dass Sie wissen, woran das liegt oder etwas daran ändern können. Mit den Kunden geht ein enormes Umsatzpotenzial, von dem Ihre Mitbewerber profitieren.

Damit Sie selbst von Beschwerden profitieren können, bedarf es aber weitaus mehr als einem ausgefeilten CRM-System wie der cosmolink Business Solution. Beschwerdemanagement muss tief in der Unternehmenskultur verankert werden. Das ist erst dann der Fall, wenn alle Beteiligten den Nutzen von Beschwerden erkannt haben, Kritiker nicht als Feinde, sondern als Freunde betrachten, Beschwerden die nötige Priorität beimessen und diese nicht nur erfassen, sondern lösungsorientiert bearbeiten und ihre Konsequenzen daraus ziehen. Dafür ist es unverzichtbar, dass die Geschäftsleitung eine offene und dankbare Beschwerdekultur vorlebt.

Beschwerden vs. Reklamation

Oberstes Ziel Ihres Unternehmens sollte die Kundenzufriedenheit sein. Denn Zufriedenheit führt dazu, dass aus Kunden loyale und lukrative Stammkunden werden. Vielfach wird Ihnen dazu geraten für Begeisterung zu sorgen. Begeisterung ist ohne Zweifel etwas Positives und deutlich emotionaler als Zufriedenheit. Aber Begeisterung ist eine sehr kurzweilige Emotion, die genauso schnell wieder verfliegt, wie sie gekommen ist. Ähnlich des Glücks. Zufriedenheit hingegen ist ein anhaltendes Gefühl, das man sich als Anbieter hart verdienen muss, das dafür aber langfristig wirkt.

Mit einer Beschwerde oder einer Reklamation bringt der Kunde seine Unzufriedenheit über ein Produkt oder eine Dienstleistung zum Ausdruck. Während die Beschwerde eher dazu dient dem Unmut Luft zu machen, sind mit einer Reklamation Rechtsansprüche verbunden. Das heißt, dass ein objektiver Mangel vorliegt, den der Anbieter beseitigen muss. Eine Reklamation ist folglich immer mit einer konkreten Forderung verbunden.

Ob Beschwerde oder Reklamation – beides sind Warnsignale dafür, dass die Kundenbeziehung aktiv gefährdet ist. Aufgabe des Beschwerdemanagements ist es nun für Stabilisierung zu sorgen, die Abwanderung des Kunden zu verhindern und die zu Recht erwartete Zufriedenheit herzustellen.

Beschwerdemanagement schützt Reputation und erzeugt Zufriedenheit

Das Problem: Nur wenige Kunden drücken ihre Unzufriedenheit direkt bei Ihnen aus. Der überwiegende Großteil bleibt still und kehrt Ihnen kommentarlos den Rücken. Und schlimmer noch: Nicht wenige tragen ihre Unzufriedenheit nach außen. Sie erzählen Freunden und Bekannten davon, geben negative Bewertungen bei Google und Co. ab und sorgen damit für einen erheblichen Imageschaden.

Mit einer beschwerdefreundlichen Atmosphäre können Sie das tun, wovor sich viele Unternehmer fürchten: die Beschwerdequote erhöhen. Kluge Unternehmer schaffen sogar eigene Plattformen, auf denen sich Kunden beschweren können. Ein Diskussionsforum zum Beispiel hilft dabei die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden zu ergründen, Fehler und Probleme aufzudecken und die Qualität kontinuierlich zu steigern. Auf eigenen Plattformen bekommen Sie sämtliche Beschwerden mit und können pro-aktiv und unmittelbar reagieren. Lassen sich die Kunden hingegen in sozialen Netzwerken und auf Bewertungsplattformen aus, führt das unmittelbar zu einem finanziellen Schaden.

Gelingt es Beschwerden professionell zu bearbeiten und zu lösen, zeugt das von Kompetenz. Nicht wenige Kunden sind nach einer erfolgreich abgewickelten Beschwerde oder Reklamation zufriedener als vorher. Wird Kritik hingegen ignoriert oder nicht ernst genommen, spricht sich das schnell rum und erschwert die Neukundengewinnung.

Beschwerden bergen unglaubliches Potenzial

Dass das Beschwerdemanagement trotz seines großen Potenzials zur Bindung von Kunden in Unternehmen so unbeliebt ist, hängt nicht zuletzt mit dem Aufwand zusammen, den diese Disziplin des Customer Relationship Management erzeugt. Beschwerden sind etwas sehr individuelles und emotionales. Jede Beschwerde ist anders, auch wenn sich ihre Ursachen gleichen. Beschwerdemanagement lässt sich deshalb nur bedingt automatisieren. Wer sich die Mühe macht und eine Beschwerde formuliert, der will nicht mit einem Chatbot kommunizieren. Er hat es verdient von einem echten Mitarbeiter gehört und betreut zu werden.

Beschwerdemanagement ist ressourcenintensiv. Aber der personelle, zeitliche und auch finanzielle Einsatz macht sich bezahlt, weil systematisches Beschwerdemanagement …

  • die Kundenzufriedenheit und Kundentreue erhöht,
  • frühzeitig Qualitätsprobleme aufdeckt,
  • die bedarfsgerechte Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen unterstützt,
  • zur Optimierung von Produkten, Prozessen und Services beiträgt,
  • die Bedürfnisse der Zielgruppe zutage fördert,
  • das Image und die Reputation der Marke bzw. des Unternehmens schützt und
  • einen enormen Wettbewerbsvorteil bietet.

Durch ein CRM-System, das Beschwerden genauso ernst nimmt wie Sie, lässt sich die Ressourcenintensität verringern. Es nimmt Ihnen zwar nicht ab Ihre Mitarbeiter im Umgang mit unzufriedenen Kunden und der kundenorientierten Lösung von Beschwerden zu schulen, aber es bietet die nötigen Rahmenbedingungen um Beschwerden trotz ihrer Individualität und Komplexität systematisch zu erfassen, zeitnah zu bearbeiten und unternehmensweit zu analysieren. Damit leistet die CRM-Software einen entscheidenden Beitrag zur messbaren Kundenzufriedenheit und Kundenloyalität.

Beschwerdemanagement mit einem CRM-System

Das CRM-System stellt sicher, dass Beschwerden nicht untergehen, sondern sofort dem Kunden zugeordnet werden. Beschwerden sollten dem zuständigen Mitarbeiter vorrangig zur Bearbeitung angezeigt werden, damit dieser sofort in einen Dialog mit dem Kunden treten kann. Je länger die Antwort dauert, desto mehr nimmt die Unzufriedenheit zu, desto geringer wird die Toleranzgrenze und desto höher das Abwanderungsrisiko. Der Dialog sollte in der Regel über den Kommunikationskanal geführt werden, den der Kunden für sein Anliegen gewählt hat. Auch das ist eine technische Anforderung, die das CRM-System erfüllen muss.

Viele Beschwerden lassen sich schon mit dem ersten Kontakt lösen. Sie sind die Low Hanging Fruits im Beschwerdemanagement. Muss der Sache auf den Grund gegangen werden, muss das CRM ermöglichen Zuständigkeiten und Deadlines festzulegen, damit der Beschwerdefall zügig abgearbeitet wird und nicht aus den Augen verloren wird. Das System bietet allen Mitarbeitern Einblick in die Beschwerden und soll damit verhindern, dass sich Fehler und Probleme wiederholen. Immerhin geht mit jeder Beschwerde die ausgesprochen wird eine Erwartungshaltung seitens des Beschwerdeführers einher. Ihre gerecht zu werden ist elementar für die Beschwerdezufriedenheit, die wiederum auf die Kundenzufriedenheit einzahlt.

Wie gut ein CRM das Thema Beschwerdemanagement abdeckt, zeigt sich darin, ob und wie Beschwerden erfasst und bearbeitet werden können, die nicht von Kunden stammen. Sie sind genauso oder sogar noch wertvoller als Kundenbeschwerden und müssen unbedingt ebenfalls berücksichtigt werden. Das führt nicht nur zur Verbesserung des Produkts oder der Dienstleistung, sondern kann auch aktiv zur Kundengewinnung beitragen. Der vielleicht wichtigste Punkt erfolgreichen Beschwerdemanagements ist die Analyse und Schlussfolgerung. Schauen Sie sich nicht nur die Beschwerde- und Reklamationsquote an, sondern blicken Sie hinter die Zahl. Setzen Sie den Optimierungsprozess in Gang und verwandeln Sie Beschwerden nachhaltig in Zufriedenheit, Wettbewerbsvorteil und Gewinn.

Beschwerdemanagement mit dem combit Relationship Manager

Sie wollen wissen, wie Sie ein effizientes Beschwerdemanagement mit combit realisieren können? Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich! Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.

Mitarbeiter von uns haben über JobRad die Möglichkeit unkompliziert ein Fahrrad zu leasen. Dieses kann steuerlich abgesetzt werden, cosmolink-Mitarbeiter kennen das Prinzip bereits von ihrem Dienstfahrzeug. Die befreiende Wirkung des Radfahrens trägt dazu bei, dass sich viele Arbeitnehmer die Option wünschen, ihren täglichen Arbeitsweg mit den zwei Rädern zurücklegen zu können. Die gute Nachricht ist: Diese Möglichkeit gibt es dank Jobrad-Leasing tatsächlich. Darüber hinaus kann ein geleastes Jobrad nicht nur ausschließlich für die Arbeit verwendet werden, sondern auch für Freizeitaktivitäten auf allen Gebieten Einsatz finden. Wie genau der Ablauf ist, der zum gewünschten Traumrad führt und welche Vorteile dies hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mit JobBike können Arbeitgeber E-Bikes für ihre Arbeitnehmer leasen.

Was ist ein Jobrad überhaupt?

Es gibt zahlreiche Mitarbeiter, die sich zwar gerne schon morgens sportlich betätigen möchten, aber aus verschiedenen Gründen bisher von der Idee abgeschreckt wurden. Zu nennen sind hier in erster Linie hohe Kosten, die beim Fahrradkauf negativ ins Gewicht fallen. Außerdem wirkt das Auto auf den ersten Blick als die im Vergleich zum Rad entspannte Form, zur Arbeit zu gelangen. Die Zweifel veranlassen leider viele Menschen dazu, Abstand zu nehmen vom Gedanken, mit dem Fahrrad zur Arbeit zu fahren. Abhilfe schafft hierbei das Jobrad. Dabei handelt es sich um ein Angebot des Arbeitgebers, seinen Mitarbeitern kostengünstig und unkompliziert zu seinem Wunschrad zu verhelfen. cosmolink gibt seinen Mitarbeitern in Kooperation mit JobRad die Gelegenheit den Traum vom favorisierten Drahtesel umzusetzen.

Wie funktioniert das Fahrrad-Leasing?

Der Weg bis hin zum Jobrad ist problemlos in die Tat umzusetzen. cosmolink ermöglicht es seinen Mitarbeitern mit den folgenden Schritten schnell mit dem Objekt der Begierde zusammenzufinden. Dazu least cosmolink bei einem beteiligten Händler das Wunschrad. Der Mitarbeiter erhält anschließend das Rad zugeschickt oder holt es beim Händler ab und kann es fortan flexibel für seine Zwecke nutzen. Nicht nur der Weg zur Arbeit kann damit bewältigt werden. Auch touristische Tagesausflüge an Orte, die schon immer besucht werden wollten, werden zum Kinderspiel. Für leidenschaftliche Sportler ergibt sich die Chance, endlich mit einem professionellen Equipment die Straßen, Wälder oder Berge unsicher zu machen. Die Raten, die zur Bezahlung anfallen, werden ganz unkompliziert vom monatlichen Gehalt abgezogen. Das Leasing ist demzufolge nichts weiter als ein mitlaufender Akt, über den sich cosmolink Mitarbeiter keine Sorgen machen müssen. Das Modell ist mit dem des Auto-Leasings zu vergleichen, welches cosmolink schon länger anbietet.

Welche Fahrräder stehen zur Auswahl?

Das Angebot des Jobrads ist auf kein bestimmtes Rad oder Radmodell limitiert. Wer es etwas ruhiger angehen lassen möchte, kann ein Pedelec in Erwägung ziehen. Dies unterstützt den Fahrer dank eines eingebauten Motors auf seinen Touren. Der Weg zur Arbeit ist damit völlig problemlos möglich und stellt eine Erleichterung dar, wenn auf dem Weg einige Steigungen zu überwinden sind. Selbstverständlich hat ein Pedelec noch weitere Vorteile. So können unsere Mitarbeiter entspannt zur Arbeit kommen, ohne sich beim Treten in die Pedale zu sehr verausgaben zu müssen. Den Schweiß, den man dabei einspart, kann also voll für die Arbeit aufgewendet werden. Der Heimweg nach einem anstrengenden Tag wird ebenfalls zum Spaziergang auf zwei Rädern.

Doch natürlich sind Mitarbeiter bei JobRad nicht auf ein Pedelec festgelegt. Sportlichere Touren sind etwa mit Mountainbikes oder Rennrädern möglich. Wer die Kilometer bis zum Arbeitsplatz also gerne in sein jährliches Kilometerziel integrieren möchte, sollte nicht zögern, auf das Angebot einzugehen. Wann hat man schon einmal die Chance, kostengünstig an das Rad zu kommen, mit dem man sonst nur im Traum die höchsten Pässe überwindet? Da der Mitarbeiter frei über den Einsatzzweck des Fahrrads entscheiden kann, ist dieser Gedanke vielleicht bald nicht mehr nur ein Traum, sondern schon traumhafte Realität.

Für die Pragmatiker eignet sich unter Umständen ein Lastenrad. Mit diesem lassen sich selbst Großeinkäufe am Wochenende ohne Einschränkungen ausführen. Das Auto kann in der Garage bleiben und das Benzin dafür für längere Strecken gespart werden. Selbst Liegeräder können über JobRad geleast werden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Wie läuft das Leasing konkret ab?

Wenn Mitarbeiter von cosmolink Interesse an einem Jobrad haben, kontaktieren sie die Verantwortlichen bei cosmolink. Diese klären die Details zum Fahrrad-Leasing ab. Anschließend registriert sich der Mitarbeiter im Portal von JobRad und erstellt ein Benutzerkonto. Wenn er die Bestätigungsmail erhalten hat, kann es bereits losgehen. Bei einem der zahlreichen JobRad-Fachhändler kann sich der Mitarbeiter vor Ort im Shop beraten lassen. Wer den direkten Weg gehen will, kann sich auch in einem Onlineshop sein Wunschrad aussuchen. Der Händler erstellt anschließend ein Angebot und schickt es dem Mitarbeiter über das JobRad-Portal zu. Nachdem der JobRad Bevollmächtigte bei cosmolink die Freigabe erteilt hat, erhält der Mitarbeiter eine Übernahmebestätigung per E-Mail. Dies war der letzte Schritt, den man gehen muss, um den Traum vom Rad zur Realität werden zu lassen. Nachdem das Rad beim Händler abgeholt oder direkt zugesandt wurde, kann bestimmt werden, wo die erste Tour hingehen soll.

Welche Vorteile hat JobRad?

Eine Frage, die sich nun aufdrängt: Welche Vorteile hat das Leasing über JobRad im Vergleich zu einem direkten Kauf? Zunächst einmal hat der Mitarbeiter von cosmolink so die Gelegenheit über bequeme Ratenzahlung an ein neues Fahrrad zu kommen. Die Abrechnung verläuft im Hintergrund und stellt deshalb keine Belastung dar. Nach Ablauf der 36-monatigen Leasingzeit kann das Rad in der Regel vom Kunden übernommen werden. Man erhält also ein nagelneues Rad, das in den Privatbesitz des Mitarbeiters übergeht. Da Jobräder günstig versteuert werden, ist diese Option natürlich auch preiswerter als ein privater Fahrradkauf und mit dem Autoleasing zu vergleichen. Zusätzlich kann ein Recht auf Inspektionen am Fahrrad in den Vertrag integriert werden. Diese wären ohne JobRad deutlich teurer und weniger attraktiv. Selbiges gilt für die Versicherung, die im Zuge des Rad-Leasings abgeschlossen wird. Sollte das Arbeitsverhältnis vorzeitig ein Ende finden, gibt es dennoch verschiedene Optionen. Das gewährleistet, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber eine zufriedenstellende Lösung finden. Dies läuft unproblematisch ab, so erlaubt es beispielsweise JobRad, die verbliebenen Leasingraten einfach direkt abzuzahlen oder den Vertrag vorzeitig zu beenden. Die Befürchtung einer Vertragsfalle ist also vom Tisch. Im konkreten Einzelfall findet cosmolink natürlich eine Lösung, die für alle Parteien akzeptabel ist.

Was gilt es zu beachten?

Wir stellen die Option des Jobrads sehr gerne zur Verfügung. Zufriedene Mitarbeiter sind ein Anliegen, das mehr ist als nur eine bloße Aussage. Den Zuschuss, den cosmolink für das Jobrad übernimmt, wird daher spezifisch für den Mitarbeiter festgelegt. Auf diese Weise ist volle Zufriedenheit für alle Parteien garantiert. Zu beachten ist lediglich, dass das Rad einen Mindestwert von 749 Euro haben muss. Die Obergrenze von 11900 Euro stellt indes kaum eine Einschränkung dar, sind in diesem Segment doch selbst geleaste Profirennmaschinen im Bereich des Möglichen.

Die genannten Punkte machen die Möglichkeiten die JobRad bietet zu einem unschlagbaren Angebot. Der Wunsch, endlich mit einem neuen Fahrrad unterwegs zu sein, ist daher schon bald Realität. Egal, ob für den Weg zur Arbeit, zum Einkaufen oder um private Ausfahrten zu unternehmen: Als Mitarbeiter sollte man nicht zögern, zugreifen und anschließend fleißig in die Pedale treten.

Nachdem wir Ihnen bereits die Vorteile von ZUGFeRD und XRechnung – den beiden standardisierten Rechnungsformaten – vorgestellt haben, freuen wir uns Sie auf die Unterstützung der jeweils neusten Versionen hinweisen zu dürften. Mit der cosmolink Business Solution können Sie sowohl Rechnung in ZUGFeRD 2.1.1 als auch in XRechnung 2.0 erstellen.

Elektronische Rechnung
Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung 2.0 sind jetzt auch in der combit Business Solution möglich. (© momius / Adobe Stock)

ZUGFeRD 2.1.1 in der cosmolink Business Solution

Bereits seit unserem letzten Update unterstützten wir mit der combit Business Solution das neuste Release von ZUGFeRD. ZUGFeRD ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte Rechnungsformat, das in Zusammenarbeit in verschiedenen Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde. Mehr Informationen zu ZUGFeRD erhalten Sie hier.

Was ist neu bei ZUGFeRD 2.1.1?

ZUGFeRD 2.1.1 stellt mit dem XRechnungs-Profil ein weiteres Profil zur Verfügung, das die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erfüllt. Mit der neuen Version werden nicht nur die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 erfüllt, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung.

Ändert sich für mich etwas bei der Rechnungserstellung?

Sie müssen sich nicht umstellen, um Rechnung im neusten Format zu erstellen. Sie können wie gewohnt das gewünschte Rechnungsformat auswählen und für jeden Kunden individuell festlegeben. Neben ZUGFeRD 2.1.1 unterstützen wir weiterhin Rechnungen in den Vorgängerversionen ZUGFeRD 2.0.1 und ZUGFeRD 2.1.

Was muss ich tun, um ZUGFeRD 2.1.1 nutzen zu können?

Damit Sie die neuste Version von ZUGFeRD in Ihrer cosmolink Business Solution nutzen können, bedarf es eines Updates, das wir für Sie durchführen. Bitte setzen Sie sich dafür mit unserem Support in Verbindung.

XRechnung 2.0 ab dem 1. Januar 2021

Ab dem 1. Januar 2021 unterstützt Ihre cosmolink Business Solution außerdem XRechnung 2.0. XRechnung ist das elektronische Rechnungsformat, das alle spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung berücksichtigt. Erfahren Sie hier mehr zu XRechnung.

Wenn Sie die comolink Business Solution bereits nutzen, stellen wir XRechnung für Sie automatisch auf die neuste Version um. Außerdem können Sie wahlweise weiterhin Rechnungen in XRechnung 1.2.2 erstellen.

Jetzt Update-Termin vereinbaren!

Haben Sie Fragen zu den neuen Rechnungsformaten oder möchten Sie einen Termin für Ihr Update vereinbaren? Kontaktieren Sie unseren Support – wir helfen Ihnen gerne weiter!

cosmolink genießt als langjähriger combit-Partner seit 2007 den Gold-Status. Trotz der grassierenden Coronapandemie und der damit verbundenen Wirtschaftskrise ist es uns gelungen, diesen Status bereits nach einem halben Jahr zu verteidigen.

cosmolink Consulting ist combit Gold-Partner

Obwohl die durch das Coronavirus verursachten wirtschaftlichen Problemen auch vor einigen unserer Kunden nicht Halt gemacht hat, sind wir unseren Kunden natürlich erst recht in dieser schwierigen Zeit ein verlässlicher Partner. Umso mehr freut es uns, dass unser tägliches Engagement auch seitens unseres Softwarepartners combit gewürdigt wird.

Seit 2007 ununterbrochen Gold-Partner

Bereits nach sechs Monaten ist es uns gelungen, uns als zertifizierter Solution Partner erneute den Gold-Status zu erarbeiten. Bereits seit 2007 und somit seit Einführung des Auszeichnungssystems, hält cosmolink den Gold-Status ohne Unterbrechung. Dank der erfolgreichen Arbeit der vergangenen Monate ist er uns schon jetzt für 2021 sicher.

Voraussetzung für einen gehobenen Partnerstatus sind neben einem gewissen Mindestumsatz diverse weitere Faktoren, die die Partnerqualität bestätigen. So ist es uns trotz der gegenwärtigen Krisensituation gelungen, mehrere Neukunden von unseren Softwarelösungen zu überzeugen und erfolgreich zu migrieren.

Eine besondere Rolle bei der Auszeichnung spielen die diversen Branchenlösungen, die wir speziell auf Basis des combit Relationship Manager entwickelt haben und die unseren Kunden den Geschäftsalltag erheblich erleichtern. Dazu zählt allen voran die cosmolink Business Solution, die aus dem CRM eine vollwertige ERP-Software inkl. Warenwirtschaftssystem (WWS) macht.

Regelmäßige Weiterbildung garantiert hohes Qualitätsniveau

Hinzu kommen mehrere Success Stories, die unsere erfolgreiche Arbeit belegen und nach außen kommunizieren. Diese Anwendungsbeispiele und Erfolgsgeschichten finden Sie unter anderem auf unserer Website.

Einen wichtigen Beitrag zur Sicherung der Gold-Partnerschaft leistet die kontinuierliche Weiterbildung, auf die wir sehr großen Wert legen. Mit elf Mitarbeitern ist fast die gesamte Belegschaft von cosmolink durch combit zertifiziert. Regelmäßige Schulungen und Seminare stellen sicher, dass wir Sie auch in Zukunft auch höchstem Niveau beraten und betreuen können. Das gilt nicht nur für die Auswahl und Implementierung der richtigen Software, sondern auch die damit verbundene Optimierung von Geschäftsprozessen.

Trotz des bereits jetzt erzielten Gold-Status ist es unser Ziel, unsere Punktzahl bis zum Jahresende weiter zu verbessern. Unser Dank gilt neben combit vor allem unseren Kunden, die von unserer Arbeit überzeugt sind und uns häufig bereits seit Jahr ihr Vertrauen schenken.

Nur dank Ihnen ist es möglich, dass wir unseren Partnerstatus seit 2007 erfolgreich halten können. Und davon profitieren nicht zuletzt Sie!

Wenn schon Kundendatenerfassung, dann richtig, dachte sich Dr. Frank Wietzel. Mit seinem Team programmierte der Geschäftsführer von cosmolink Consulting die WerWarWo.app, mit der Gastgeber die behördlich angeordnete Erfassung der Kontaktdaten ihrer Gäste schnell, einfach, papier- und kontaktlos sowie datenschutzkonform erledigen können.

WerWarWo.app
WerWarWo.app

Wer ein Café oder Restaurant besuchen, zum Friseur oder zur Maniküre gehen oder sich im Fitnessstudio endlich mal wieder körperlich betätigen will, der kann dies zwar mittlerweile wieder tun, aber nur unter hohen Sicherheitsauflagen. Jedes Bundesland hat Verordnungen erlassen, die das Ziel haben die Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen. Voraussetzung, damit die Gastronomie, das Friseurhandwerk und andere Dienstleister wieder öffnen dürfen, ist unter anderem die lückenlose Erfassung der Kundendaten, damit die Behörden den Infektionsweg im Ernstfall nachverfolgen und alle Kontaktpersonen des Infizierten kontaktieren können.

In der Praxis bedeutet das Zettelwirtschaft und somit einen hohen bürokratischen Aufwand für die ohnehin schon gebeutelten Unternehmer. Das musste auch Dr. Frank Wietzel feststellen, als er nach Lockerung des Lockdowns endlich wieder seinen Lieblingsitaliener aufsuchen durfte. Hinter der Mund-Nasen-Maske versteckt und mit Stift und Papier bewaffnet nahmen Patron Giovanni und sein Team die Kontaktdaten jedes einzelnen Gastes auf. Schon nach wenigen Tagen füllte die Formulare mehrere Aktenordner, die irgendwo – für Dritte unzugänglich – untergebracht werden müssen.

Ziel: Datenerfassung für alle Beteiligten vereinfachen

Für den Gründer und Geschäftsführer von cosmolink Consulting ein unbefriedigender Zustand, den er kaum mit ansehen konnte. Schließlich beschäftigt er sich Tag für Tag damit Geschäftsprozesse für Unternehmen zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Also beschloss Dr. Wietzel kurzerhand eine Lösung zu schaffen und setzte sich mit zweien seiner Entwickler zusammen, um die Kundendatenerfassung für Gastgeber und Gäste gleichermaßen zu vereinfachen. Denn eins ist sicher: Nur wenn die Gesundheitsämter wieder in die Lage versetzt werden die Infektionswege quantitativ und organisatorisch nachverfolgen zu können, kommen wir ohne einen zweiten Lockdown durch die Pandemie und können den ohnehin schon hohen Schaden für die Wirtschaft zumindest begrenzen.

Innerhalb weniger Tage stampfte das kleine Dreierteam in ihrer Freizeit neben dem Tagesgeschäft die WerWarWo.app aus dem Boden. Statt Zettel und Kugelschreiber können Gastronomen und alle anderen Dienstleister nun ausgedruckte QR-Codes bereitstellen, über die sich ihre Kunden vollkommen selbstständig und kontaktlos einchecken können. Wer den QR-Code mit seinem Smartphone scannt, gelangt automatisch zum Formular für die Datenerfassung. Nachdem er Name, Adresse und Telefonnummer eingegeben hat, gilt er als erfasst.

Die Gäste müssen keine Warteschlange vor einer einsehbaren und datenschutzrechtlich sehr bedenklichen Gästeliste mehr in Kauf nehmen und die Gastgeber können sich gleich dem Service widmen. Immerhin ist ihr Mehraufwand in Corona-Zeiten durch das ständige Desinfizieren, Plätze zuweisen und ähnliches schon groß genug.

Datenschutz auf höchstem Niveau

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Gespeichert werden die Kundendaten auf einem gesicherten Server in Deutschland. Zugriff darauf haben nur die Unternehmensangehörigen, die die Daten auf Anforderung des Gesundheitsamts im Infektionsfall weiterleiten müssen. Nach 30 Tagen werden die Daten automatisch gelöscht.

Hat ein Kunde kein Smartphone dabei oder möchte die App einfach nicht nutzen, kann der Gastgeber seine Daten in der WerWarWo.app manuell erfassen. Die Erfassung der Aufenthaltsdauer erfolgt durch einen Check-out. Den kann der Gast selbst vornehmen, indem er den QR-Code erneut scannt. Aber natürlich kann auch der Gastronom seine Gäste auschecken und den Tisch für den nächsten Gast freigeben.

„Die WerWarWo.app löst gleich mehrere Probleme der Kundendatenerfassung“, erklärt Dr. Frank Wietzel. „Zum einen lösen wir mit der App das Hygieneproblem. Denn wenn jeder Gast beim Betreten des Lokals den gleichen Kugelschreiber in die Hand gedrückt bekommt, um aus Gründen des Infektionsschutzes seine Daten zu erfassen, dann ist nicht gerade zielführend. Das steigert eher das Risiko, als es zu senken. Außerdem müssen Unternehmern dabei auch die DSGVO beachten und sicherstellen, dass niemand die Daten eines anderen Gastes sieht. Viele legen einfach eine Liste aus, was definitiv gegen die Datenschutzvorschriften verstößt. Ein einzelnes Formular für jeden Gast ist ein hoher bürokratischer und letztlich auch finanzieller Aufwand. Mit der App machen wir nicht nur die Organisation einfacher, sondern stellen auch den Datenschutz sicher.“

WerWarWo.app 14 Tage kostenlos testen

Für Gäste ist die App nicht nur kostenlos. Durch die einmalige Registrierung sparen sie sich bei zukünftigen Besuchen das Ausfüllen des gesamten Formulars. Und zwar bei jedem Dienstleister, der die WerWarWo.app im Einsatz hat. Unternehmer können die App 14 Tage kostenlos testen und zahlen dann lediglich 9,90 Euro netto im Monat.

„Wir haben bewusst auf ein günstiges Tarifmodell gesetzt, denn wir wollen Gastronomie, Handwerk und Co. ja helfen, statt ein neuer Kostenfaktor zu sein. Die Vorteile sollen die Kosten ganz klar aufwiegen. Deshalb bindet sich auch kein Nutzer langfristig an die App, sondern jeder kann monatlich kündigen. So ist auch sichergestellt, dass die Gebühren die Unternehmen nicht weiter belasten, wenn die Datenerfassung nicht mehr nötig ist. Allerdings gehen wir davon aus, dass die Behörden diese Schutzvorschrift noch mindestens das gesamte laufende Jahr aufrechterhalten werden“, so der Geschäftsführer von cosmolink Consulting.

Um die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie durch konjunkturelle Reize anzukurbeln, hat die Bundesregierung am 3. Juni 2020 unter anderem die temporäre Senkung der Umsatzsteuer beschlossen. Der normale Steuersatz wird für zunächst ein halbes Jahr von 19 auf 16 Prozent gesenkt. Der ermäßigte Steuersatz von sieben auf fünf Prozent. Die Anpassung gilt vom 01. Juli bis zum 31. Dezember 2020.

Mit Bekanntwerden der Umsatzsteuersenkung haben wir begonnen unsere Softwareprodukte für die neuen Steuersätze anzupassen, damit Sie diesbezüglich bestens gerüstet sind. In diesem Blogartikel beantworten wir Ihnen dazu die wichtigsten Fragen.

Wie erfolgt die Anpassung der cosmolink Business Solution und der Datenbank?

Wenn Sie über einen gültigen Updatevertrag verfügen, haben Sie bereits ein Updatepaket samt Anleitung erhalten. Dieses Update erfolgt analog zu den bisherigen Patchvorgängen.

Wie kann ich Erlöskonten für reduzierte Steuersätze anlegen?

Wenn Sie das Update aus diesem Monat eingespielt haben, finden Sie in der Ansicht FakturaErlöskonten neue Felder, mit denen Sie ein temporäres Erlöskonto einrichten können. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie die Gültigkeit des Kontos verlängern können, wenn die Bundesregierung die Umsatzsteuersenkung verlängert.

FrakturaRrlöskonten
Einrichtung der Erlöskonten in der cosmolink Business Solution

Wie kann ich die Umsatzsteuer für andere Länder ändern?

Weil nicht nur Deutschland, sondern auch andere Länder die Umsatzsteuer vorübergehend senken, können Sie in der Ländertabelle ebenfalls ein temporäres Konto anlegen.

Einrichtung der Länder in der cosmolink Business Solution

Wie kann ich trotz allem den Regelsteuersatz verwenden?

Wenn ein temporärer Steuersatz bei den Erlöskonten hinterlegt wurde, wird dieser auch verwendet. Möchten Sie einen anderen Steuersatz erzwingen, kann dieser händisch (bei den Beleg-Positionen) oder über die Schaltfläche MwSt. setzen in der Ansicht FakturaBelege Registerkarte Funktionen angepasst werden.

Alternativ können Sie auch das gewünschte Erlöskonto in die Beleg-Position eintragen. Der Steuersatz wird dann daraus ermittelt und in die Beleg-Position übernommen.

Welches Datum wird zur Ermittlung des Erlöskonto bzw. des Umsatzsteuersatzes genutzt?

Vorrangig wird das Feld Liefertermin im Beleg geprüft, da wir dies als Leistungsdatum interpretieren. Das dort enthaltene Datumsformat sollte wie folgt aufgebaut sein: TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT (Die Trennzeichen wie „.“.“-„, „/“ werden herausgefiltert).

Wenn in dem Feld Liefertermin kein entsprechendes Datumsformat gefunden wird, wird das Feld Belegdatum als Leistungsdatum herangezogen. Anhand des ermittelten Datums wird geprüft, ob ein temporär anderer Umsatzsteuersatz bzw. ein anderes Erlöskonto genutzt werden soll.

Müssen meine Druckvorlagen angepasst werden?

Ja, die Druckvorlagen müssen angepasst werden. Die Ausweisung des Umsatzsteuerbetrages für den jeweiligen Umsatzsteuersatz ist individuell und muss in der Druckvorlage hinterlegt werden. Sie können die Anpassung individuell vornehmen oder einen Termin mit uns vereinbaren.

Wie erfolgt die Beleganlage?

Die Erfassung von Belegen und Belegpositionen erfolgt weiterhin wie gewohnt – die Logistik im Hintergrund erkennt automatisch Befristungen, die reduzierten Steuersätze und passt die Berechnung entsprechend an.

Sollte es Sonderfälle geben, bei der die reduzierten Steuersätze keine Anwendung finden sollen, kann die Funktion MwSt. ändern verwendet werden.

Funktioniert die DATEV-Schnittstelle?

Falls die DATEV die Änderungen in Ihrem System hinterlegt (Beispiel: Erlöskonto für 5 %), wird die DATEV-Schnittstelle weiterhin wie gewohnt arbeiten.

Wie funktioniert die Shopschnittstelle?

Prinzipiell ist zu berücksichtigen, dass Informationen aus dem Shop in der Regel führend sind. Daher ist gegebenenfalls eine Anpassung im Shop erforderlich, damit dieser die korrekten Preis- und Steuerinformationen an die cosmolink Business Solution übergibt. Wir empfehlen dieses Verhalten vorab zu testen.

Was ist mit Belegen und Positionen über Abonnements?

Eine Anpassung der Berechnungslogik erfolgt über das Updatepaket. Bestehende Abonnements sind ggf. neu zu berechnen oder manuell anzupassen. Wir empfehlen dieses Verhalten vorab zu testen.

Ich habe keine deutsche USt-ID. Wie gehe ich vor?

Bei Lieferungen nach Deutschland mit Umsatzsteuerausweisung (keine USt-ID vorhanden) müssen die Umsatzsteuersätze händisch angepasst werden. Mit der Funktion MwSt. ändern kann die Mehrwertsteuer komplett für einen Beleg geändert werden.

Meine Solution ist nicht aktuell. Wie gehe ich vor?

Dafür haben wir eine Lösung. Kunden ohne aktuelle Solution (ohne Updatevertrag) erhalten ein individuell angepasstes Update durch cosmolink. Sollte dies auf Sie zutreffen, können Sie hier einen Termin mit uns vereinbaren.

Ich bin noch auf einer älteren CRM Hauptversion und Solution. Kann ich auch diese aktualisieren?

Unsere Aktualisierung funktioniert auch auf älteren CRM-Versionen. Hierzu erhalten Sie ein individuell angepasstes Update durch cosmolink.

Wie erfolgt die Abrechnung des Updates?

Kunden ohne Updatevertrag oder mit individuellen Lösungen werden über unser Supportpunkte-Konzept abgerechnet.

Falls Sie weitere Fragen oder unsere Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Supportteam! Wir sind jederzeit für Sie da!