Mit einer CRM-Software können Unternehmen das Kundenbeziehungsmanagement professionell betreiben und alle für einen Kunden relevanten Daten zentral erfassen, sodass die Anwender jederzeit darauf zugreifen können. Neben den Stammdaten werden auch eine Kontakthistorie, Termine, Aufgaben, Dokumente, Ansprechpartner und eine Kaufhistorie gespeichert. Teilweise werden die Daten automatisiert erfasst und ausgegeben (z. B. bei einem Anruf anhand der Telefonnummer). Durch eine CRM-Software kann das Unternehmen selbst nach Jahren noch genau nachvollziehen, welcher Art die Geschäftsbeziehung in der Vergangenheit war. Dies erleichtert die Bestandskundenpflege und -betreuung und die Arbeit im Vertrieb.

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