Pro und Kontra: Systematische Zeiterfassung in Unternehmen

In den letzten Jahren wurde die systematische Erfassung der Arbeitszeit in vielen Unternehmen zurückgefahren. Stattdessen wurde auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit mit all ihren Vor- und Nachteilen gesetzt. Mit dem kürzlich gefällten Urteil des Europäischen Gerichtshofs wird die Zeiterfassung jedoch bald in der gesamten Europäischen Union zur Pflicht.

Selten hat ein Arbeitsrechtsurteil für so viel Aufmerksamkeit gesorgt, wie das des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 14. Mai 2019. Darin verpflichten die Richter alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union den Unternehmen über die nationale Gesetzgebung ein System für die Dokumentation der Arbeitszeit vorzuschreiben. Und zwar unabhängig davon, ob jemand täglich acht Stunden am Schreibtisch sitzt, als Handwerker ständig unterwegs ist oder vom Homeoffice aus arbeitet.

Spanische Gewerkschaft erzwingt EU-weite Arbeitszeiterfassung

Mit wachsendem Kundenstamm fällt es vielen Betrieben zunehmend schwer, jeden einzelnen Kunden mit seinen Bedürfnissen und Wünschen im Auge zu behalten. Zumal in viele Unternehmen diverse Mitarbeiter mit ein und demselben Kunden kommunizieren. CRM-Software, mit der die Kundenbeziehungen gemanagte werden können, dient der zentralen Erfassung, Verwaltung und Auswertung sämtlicher Kundendaten.

Während so mancher Arbeitnehmer, der ständig Überstunden anhäuft, Hoffnung schöpft, stößt das Urteil bei Arbeitgebern aus Angst vor Bürokratie auf Ablehnung. Denn in den vergangenen Jahren habe viele Unternehmen die Stempeluhr abgeschafft und stattdessen die Vertrauensarbeitszeit eingeführt. Was erst einmal gut klingt, kommt bei den Gewerkschaften nicht wirklich gut an. Es war eine spanische Gewerkschaft, die mit ihrer Klage gegen eine Niederlassung der Deutschen Bank das letztlich auf europäischer Ebene gesprochene Urteil bewirkt hat.

Arbeitszeiten werden flexibler und schwerer zu erfassen

Hinzu kommt, dass die Arbeitswelt derzeit einen fundamentalen Wandel erlebt. Globalisierung und Digitalisierung führen dazu, dass die Arbeitszeit flexibler wird. Sie dringt immer weiter in das Privatleben vor. Beruf und Freizeit werden nicht mehr so strikt getrennt wie früher. Stattdessen werden schon morgens im Bett E-Mails gecheckt und die letzten Aufgaben am Abend auf dem heimischen Sofa erledigt. Genau diese Tätigkeiten lassen sich nur schwer erfassen, wie die Gewerkschaften kritisieren. Oft sind es Überstunden, die nicht vergütet oder nur pauschal abgegolten werden.

Ungeachtet des ständigen Streitthemas Überstunden, sprechen allerdings noch ein paar weitere Argumente für die Erfassung der Arbeitszeit. Vor allem dort, wo Projekte nach Aufwand berechnet werden, dient die Zeiterfassung auch dazu, um dem Kunden die erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen.

Zeiterfassung liefert wichtige KPIs

Über die erweiterte Zeiterfassung lässt sich intern analysieren, wie viel Zeit Mitarbeiter für ein Projekt oder bestimmte Aufgaben aufbringen. Tätigkeiten für verschiedene Kostenstellen lassen sich so aufwandsgerecht zuordnen. Das exakte Monitoring hilft bei der Optimierung von internen Geschäftsprozessen und Arbeitsweisen. Es lässt sich leicht erkennen, welche Aufgaben teure Zeitfresser sind und welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben.

Der von Kritikern als Nachteil angeführte bürokratische Aufwand ist nur bedingt haltbar. Schon heute sieht der Gesetzgeber in Deutschland für diverse Arbeitnehmergruppen eine verpflichtende Zeiterfassung vor. Das betrifft zum Beispiel Minijobber und Beschäftigte bis zu einer bestimmten Gehaltsgrenze, die in häufig von Schwarzarbeit betroffenen Branchen wie zum Beispiel Bau, Messebau, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung, Forstwirtschaft, Personenbeförderung, Spedition und Gastronomie tätig sind.

Regierungen entscheiden über Formalitäten und Modalitäten

Wie die Arbeitszeit festgehalten werden muss, schreibt weder der deutsche Gesetzgeber fest, noch hat der Europäische Gerichtshof dazu Vorgaben gemacht. Er verpflichtet die Mitgliedsstaaten lediglich dazu, die Arbeitgeber per Gesetz zu einem “objektiven und zuverlässigen System” zur Arbeitszeiterfassung zu zwingen.

Neben dem nach wie vor vielfach genutzten Handzettel, gibt es schon heute diverse Möglichkeiten, auch mit wenig Aufwand eine effiziente Zeiterfassung umzusetzen. Cosmolink Consulting bietet für den combit Relationship Manager mit TimeTracker beispielsweise eine praktische Erweiterung, mit der sich Arbeitszeiten aller Art dokumentieren lassen. Das gilt nicht nur für die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter, sondern auch für die Arbeitszeit an Kundenprojekten und ähnlichem. Für Arbeitnehmer die viel Unterwegs sind oder von Zuhause arbeiten, zum Beispiel Vertriebler und Handwerker, bieten sich App-Lösungen an.

Fakt ist: Zeiterfassung wird früher oder später zur Pflicht

Wann die systematische Zeiterfassung bindend umgesetzt werden muss, hat der Europäische Gerichtshof nicht festgelegt. Die Nationalstaaten stehen nun in der Pflicht, entsprechende Gesetze zu erlassen, die ein zugängliches, nicht manipulierbares System vorschreiben, das die Arbeitszeit objektiv und verlässlich nachhält. Auch die Details zu den Modalitäten müssen die Mitgliedsstaaten individuell festlegen. Ausnahmen, zum Beispiel für besonders kleine Unternehmen, sind deshalb nicht ausgeschlossen.

Trotz allem sollten sich Arbeitnehmer nicht allzu lange zurücklehnen. Es macht Sinn sich zeitnah mit den technischen Möglichkeiten vertraut zu machen und sich frühzeitig für die Gesetzesnovellierung zu rüsten. Schließlich können kluge Unternehmer die sauber erfassten Arbeitszeitdaten auch durchaus für ihre eigenen Zwecke nutzen.

• Aufwendige Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden entfällt, stattdessen schlanke Lohnbuchhaltung
• Gleichbehandlung aller Mitarbeiter
• Arbeitszeiterfassung liefert valide und verlässliche Kennzahlen, mit denen sich z. B. Projektaufwände, Überlastung, Zeitverschwendung und freie Kapazitäten frühzeitig erkennen lassen
• Konfliktpotenzial der Vertrauensarbeitszeit wird entschärft
• Mitarbeiter fühlen sich mehr wertgeschätzt, wenn ihre gesamte Arbeitszeit vergütet wird

• Mitarbeiter können Gefühl der ständigen Kontrolle bekommen, was zu Vertrauensverlust führen und das Betriebsklima verschlechtern kann
• In größeren Unternehmen können sich aufgrund des gesteigerten Aufwands die Personalkosten erhöhen
• Durch die minutengenaue Abrechnung erhöhen sich im Vergleich zur Vertrauensarbeitszeit die Personalkosten auch deshalb, weil vermehrt Überstunden ausgezahlt werden müssen

Frank Wietzel

Dr. Frank Wietzel ist Gründer der cosmolink Consulting und arbeitet seit 2004 in diesem Business. Er hat in über 250 Kundenprojekten zahlreiche wertvolle Erfahrungen gesammelt.